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信息交流管理程序

时间:2020-07-23 14:05:19|浏览次数:

  X XX 有限公司

 文件编号:

 QEHS / COP12

 标题:

 信息交流管理程序

 版

 号:

 C/0

 页

 码:

 1/3

 1 .目的

  为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,作好信息的管理,特制定本程序。

 2 .范围

  适用于公司内部协商和内部信息交流,以及与外部各方的信息交流。

 3 .职责 3.1

 办公室负责内部信息的协商和交流的管理,以及与政府部门的沟通; 3.2

 采购组负责与供应商及分包方的信息交流,以及相关方投诉的接受答复处理; 3.3

 营销部负责与顾客有关的信息交流,包括顾客环境投诉和处理;

  3.4

 质安环部负责法律法规、合规义务要求的收集、整理、归档。

 4 . 程序 4.1

 信息的分类 4.1.1 外部信息

 a.质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及后馈的信息;

  b.政策法规标准类信息,如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等;

  c.相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织; d.其他外部信息,如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。

 4.1.2

 内部信息 a.正常信息,如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任免,以及体系正常运行时的其他信息等;

  b.不符合(或潜在不符合)信息,如产品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处理单等;

  c.紧急信息:如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况时的信息; d.其他内部信息(如员工的建议等)。

 4.2

 信息的交流

  X XX 有限公司

 文件编号:

 QEHS / COP12

 标题:

 信息交流管理程序

  版

 号:

 C/0

 页

 码:

 2/3

 4.2.1

 信息的内容 a.公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限;

  b.有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通; c.有关产品质量不合格的处理和纠正预防; d. 有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理; e. 有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论; f

 提出有关产品质量、环境持续改进的意见; g. 有关顾客及其他相关方的投诉。

 4..2.2

 交流的方式

  a.会议:包括总经理办公会、公司例会、生产例会、业务例会及总结表彰会等。其中总经理办公会由总经理召集,管理层人员参加,可定期;公司例会由总经理或办公室召集,管理层人员和部门负责人参加,一般为每月一次;生产例会由生产部召集,与生产有关的部门的相关人员参加;

  b.公告,由办公室公布,有关公司动态、政策、人事变动及有关通知等; c.行政文件,由办公室发布,有关公司政策、人事任免等方面信息; d. 意见箱,由办公室设立,为收集员工的意见和建议; e. 电话、传真及网络,由办公室管理; f

 访谈; g. 通知,由办公室及相关部门发布; i

 信息联络处理单,由相关部门填写并传递。

 4.3 信息的处理 4.3.1 外部信息的处理 4.3.1.1 办公室负责质量站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及反馈信息的收集、传递到公司的相关部门,并进行登记。出现不合格情况时,按照《环境改进控制程序》的要求进行处理。

 4.3.1.2 政策法规、标准类的资料信息由质安环部负责收集、更新、整理,并保存,详见《合规义务控制程序》。

 4.3.1.3 营销部和采购组分别负责与顾客、物料供应商、运输公司等进行信息沟通,对其施加影响,详见《相关方控制程序》。

 4.3.1.4 营销部负责来自顾客投诉的归口管理,负责投诉的接收、登记在《顾客投诉处理记录表》中。负责处理方案的提出和传递(以纠正和预防措施报告单的形式传递至生产部等相关责任部门)、处理过程的跟踪和向顾客反馈。质安环部负责处理方案执行情况的验证。

  X XX 有限公司

 文件编号:

 QEHS / COP12

 标题:

 信息交流管理程序

  版

 号:

 C/0

 页

 码:

 3/3

 4.3.1.5 相关方反馈的其他信息,可由对应部门以《信息联络处理单》的形式传给质安环部(产品质量、环境)。并将处理情况答复相关方。

 4.3.1.6 各部门直接从外部获取的其他类信息,如产品质量、环境信息,第一时间以《信息联络处理单》形式反馈到质安环部,由其负责分类、整理,根据需要传递到相关部门。

 4.3.2 内部信息的处理 4.3.2.1 正常信息的处理:各部门依据相关文件的规定直接收集并传递(一般采用有关记录表格或信息联络处理单及会议的形式)日常正常信息;质安环部按照相应程序文件的规定传递方针、目标指标、管理方案、内审结果、更新法律法规等信息,包括质量、环境体系的变更信息。

 4.3.2.2 不符合信息的处理详见《不合格品控制程序》及《环境改进控制程序》。

 4.3.2.3 紧急信息由发现部门迅速传递给办公室,可用电话、传真等方式。

 4.3.2.4 其他内部信息(如员工的建议等)提供者可以《信息联络处理单》反馈给相关部门或办公室进行处理。交流的目的在于促进员工对持续改进作贡献。

 4.3.3 内外部交流的信息应与管理体系形成的信息保持一致。

 5

 相关文件和记录 5.1 《合规义务控制程序》 5.2 《环境改进控制程序》 5.3 《相关方控制程序》 5.4 《不合格品控制程序》 5.5 《信息联络处理单》 5.6 《纠正和预防措施报告单》 5.7 《顾客投诉处理记录表》